De boekhouding doen: wat komt er allemaal bij kijken?

Een eigen webwinkel runnen is geweldig. Je bouwt aan je merk, verkoopt producten waar je achter staat en hebt dagelijks contact met klanten. Maar… er is ook die minder spannende kant: de boekhouding. Die hoort erbij. Of je nu net begint of al jaren bezig bent, een waterdichte administratie is essentieel. Gelukkig hoeft het niet ingewikkeld te zijn, zolang je weet waar je op moet letten en slimme tools gebruikt.

Waarom een goede boekhouding onmisbaar is

De boekhouding is veel meer dan een verplicht nummer voor de Belastingdienst. Het geeft je inzicht in hoe je webshop ervoor staat. Wat komt er binnen? Wat gaat eruit? Welke producten zijn winstgevend? Door dit goed bij te houden, kun je betere keuzes maken, gerichter investeren en voorkom je onaangename verrassingen.

Daarnaast is het simpel: de Belastingdienst stelt eisen. Als je daar niet aan voldoet, kun je boetes riskeren. Denk aan het bewaren van facturen, het correct verwerken van btw of het op tijd indienen van je aangifte. Een slimme boekhouding helpt je niet alleen om boetes te vermijden, maar ook om tijd en geld te besparen.

Wat moet je precies bijhouden?

Voor je webshop zijn er een paar onderdelen die je boekhouding sowieso moet bevatten:

• Inkomsten: alle verkopen, inclusief verzendkosten en kortingen.
• Uitgaven: inkoop van producten, verpakkingsmateriaal, marketingkosten, tools en software, verzendkosten, etc.
• Facturen: zowel die je verstuurt als die je ontvangt. Digitaal bewaren mag, maar zorg voor een duidelijke structuur.
• Btw-overzicht: per kwartaal moet je weten hoeveel btw je hebt ontvangen en betaald.
• Privé-opnames of stortingen: als je geld van of naar je zakelijke rekening overmaakt.

Btw: waar moet je op letten?

De btw-administratie is een belangrijk onderdeel van je boekhouding. Je moet goed bijhouden:

• Welk btw-tarief je hebt gebruikt (21%, 9% of 0%).
• Welke verkopen buiten Nederland vielen (binnen of buiten de EU).
• Welke btw je hebt betaald bij zakelijke aankopen.

Zorg dat je elk kwartaal exact weet hoeveel btw je moet afdragen of terugkrijgt. Een fout hierin kan leiden tot naheffingen of zelfs boetes.

💡 Tip: gebruik je boekhoudsoftware slim. Die kan meestal automatisch je btw-aangifte opstellen én indienen.

Boekhouden op jouw manier: Excel of software?

Je kunt je boekhouding op verschillende manieren doen:

• Excel: goed voor starters met weinig transacties. Nadeel: je moet alles zelf bijhouden en fouten sluipen er snel in.
• Boekhoudsoftware: zoals e-Boekhouden, Moneybird (deze software gebruiken we zelf ook) of Rompslomp. Deze tools zijn gemaakt voor ondernemers en nemen veel werk uit handen. Denk aan automatische koppelingen met je webshop, bank en kassasysteem.

Het voordeel van software is dat je realtime inzicht hebt, minder kans op fouten en veel sneller werkt. Zeker als je webshop groeit, is overstappen op software vaak onvermijdelijk.

Automatiseren = besparen

Slim automatiseren is dé manier om tijd en geld te besparen. Denk aan:

• Koppelingen met je webshop (bijv. Shopify, WooCommerce of Mijnwebwinkel).
• Bankkoppeling: je inkomsten en uitgaven worden automatisch ingelezen.
• Automatische factuurverwerking: inkomende facturen scannen en verwerken.
• Rapportages: in één klik zien hoe je bedrijf ervoor staat.

Deze functies zorgen ervoor dat je niet wekelijks handmatig hoeft te puzzelen met getallen. Je bespaart tijd, voorkomt fouten en houdt meer focus over voor groei.

Veelgemaakte fouten (en hoe je ze voorkomt)

Veelgemaakte fouten in de boekhouding zijn vaak makkelijk te voorkomen, zolang je er op tijd bij bent. Een veelvoorkomende valkuil is te laat beginnen. Hoe langer je het uitstelt, hoe groter de kans dat je het overzicht kwijtraakt. Begin dus liever vandaag dan morgen. Ook vergeten ondernemers nog weleens om facturen goed te bewaren. Dat lijkt misschien onschuldig, maar kan je bij een controle duur komen te staan. Een andere klassieker is het door elkaar halen van privé- en zakelijke uitgaven. Dit zorgt voor onduidelijkheid in je administratie, dus werk altijd met een aparte zakelijke rekening. Daarnaast maken veel ondernemers geen back-ups van hun administratie. Zonde, want als je data kwijtraakt, kan dat grote gevolgen hebben. Zorg dus dat alles veilig is opgeslagen, bijvoorbeeld in de cloud of op een externe harde schijf. Tot slot zie je vaak dat er pas aan het eind van het kwartaal naar de btw wordt gekeken, terwijl het veel overzichtelijker is om dit tussentijds bij te houden. Dat scheelt een hoop stress én voorkomt fouten.

Boekhouden hoeft niet saai te zijn

Oké, boekhouden zal misschien nooit je favoriete taak worden. Maar het kan wél overzichtelijk, eenvoudig én zelfs een beetje leuk zijn als je het slim aanpakt. Denk in systemen, werk met handige tools, en automatiseer waar je kunt. Zo houd je meer tijd over voor waar je echt blij van wordt: bouwen aan je webshop.