Time management: meer doen in minder tijd

Druk, druk, druk. Wie is dat niet tegenwoordig? Zelf maakte ik elke week heel enthousiast een to do lijst voor de komende week. En telkens hield ik aan het eind van de week een lijst met taken over waaraan ik niet was toegekomen. Frustrerend, want zo bleef ik met het vervelende gevoel zitten dat mijn werk niet af was en werkte ik vaak door in het weekend. Daarom ben ik me een tijd terug gaan verdiepen in time management. Onderstaande tips hebben mij geholpen mijn tijd beter in te delen. Hopelijk heb jij er ook wat aan.

Organiseer je leven

Het mag duidelijk zijn dat als je spullen op een vaste plek bewaart, je ze sneller terug kunt vinden als je ze nodig hebt. Zorg dus voor een opgeruimde omgeving, of dat nu je huis is of je werkplek. Ruim aan het eind van elke dag je werkplek op, zodat je de dag erna weer direct aan de slag kunt.

Gebruik bakjes

Zet een bakje op je bureau waarin je alle inkomende post en papieren verzamelt. Een keer per week maak je dit bakje leeg. Papieren die je moet bewaren ruim je op. Zaken waarop je actie moet ondernemen doe je direct of verplaats je naar je to do lijst. Zelf heb ik ook nog een bakje waarin ik dingen verzamel voor later. Kladblaadjes met ideeën voor mijn bedrijven bijvoorbeeld. Dingen die ik niet direct uit wil of kan voeren, maar die ik niet wil vergeten. Het idee: alles wat in dat bakje ligt zit niet meer in mijn hoofd, waardoor ik mijn gedachten gefocust kan houden op wat op dat moment belangrijker is.

Schep orde in je e-mailaccounts

Richt je e-mailaccounts zo in dat je mails snel terug kunt vinden. Ik vind het prettig om met verschillende mappen te werken. Ik heb bijvoorbeeld een map met mails die ik nog moet beantwoorden, een archiefmap waarin ik belangrijke mails bewaar en aparte mappen voor belangrijke opdrachtgevers of projecten. Elke ochtend start ik mijn werkdag met het leegmaken van mijn inbox. Sommige mails beantwoord ik direct, anderen verplaats ik naar de map ‘nog beantwoorden’ of direct naar het archief of de prullenbak. Ga niet de hele dag door mails beantwoorden, maar plan daar elke dag een of twee momenten voor in. Sluit tussendoor je e-mail programma af, zodat je niet telkens in de verleiding komt om te controleren op nieuwe berichten.

Maak dingen af

Het is een heerlijk gevoel om taken van je lijst af te kunnen strepen. Zorg er dus voor dat je dingen afmaakt. Begin pas aan een volgende taak als de vorige helemaal af is. Grote projecten kun je opdelen in een aantal kleinere taken. Als je op een dag veel kunt afstrepen, geeft dit een positief gevoel.

Maak een routine

Maak je werk zo gemakkelijk mogelijk. Bijvoorbeeld door dingen in een vaste volgorde te doen. Zo start ik elke werkdag met het leegmaken van mijn mailbox en eindig ik de werkdag met het opruimen van mijn bureau. Nou ja.. bijna elke dag 🙂 Ook kun je sjablonen maken van mails die je vaak verstuurt of documenten die je vaak gebruikt. Zo hoef je ze niet telkens opnieuw te maken.

Gebruik je agenda zoals die bedoeld is

Houd je agenda overzichtelijk door er alleen zaken in te zetten die gebonden zijn aan een bepaalde datum of tijd. Zo zie je in een oogopslag of je die week afspraken of deadlines hebt. Zet taken op een aparte lijst. Zo houd je overzicht.

Realistisch plannen

Schat voor elke taak in hoeveel tijd je er mee kwijt bent. Houd daarnaast rekening met onverwachte gebeurtenissen en taken die meer tijd kosten dan je verwacht had. Zo is het niet meteen een ramp als je niet kunt werken door een ziek kind, als er onverwacht problemen zijn die je direct moet oplossen of als er een spoedklus tussendoor komt. Doe de moeilijke klussen op momenten waarop je je het beste kunt concentreren en je het meeste energie hebt. Voor de een is dit ’s ochtends in alle vroegte, voor een ander is dit in de middag.

Eén allesomvattende to do lijst

Houd slechts één takenlijst bij. Dus niet een to do lijst en gele plakbriefjes op je bureau, en taken in je agenda, en … Door het gebruiken van één alles omvattende lijst weet je altijd precies waar je aan toe bent en houd je het overzichtelijk.

Vermijd afleidingen

Zorg ervoor dat je niet teveel afgeleid wordt tijdens je werk. Zet je telefoon en e-mail uit tijdens het werk en ga niet onnodig op internet surfen. Deze afleidingen nemen vaak veel kostbare tijd in beslag.

Wekelijks onderhoud

Plan elke week tijd in om alvast je agenda voor volgende week te bekijken, het bakje op je bureau leeg te maken, je takenlijst op te schonen en eventueel een nieuwe lijst te maken voor aankomende week. Dit geeft een hoop overzicht en rust.

Goed time management zorgt voor minder stress en geeft je een georganiseerd en opgeruimd gevoel. Bovendien weet je met een goede planning altijd waar je aan toe bent. Als je bovenstaande tips toepast werk je efficiënter en krijg je meer gedaan in minder tijd. Wil je meer lezen over time management? Dan kan ik je het boek Getting Things Done van David Allen aanraden. Erg Amerikaans geschreven, maar als je daar doorheen prikt kan dit boek je echt helpen om je leven te organiseren en je tijd beter in te delen.

Heb je nog aanvullende tips? Deel ze hieronder!