Zo doe je de administratie als je een webwinkel hebt

Heb jij een eigen webwinkel, of overweeg je er een te starten? Dan is het van groot belang dat je de administratie op orde hebt. Zeker wanneer je jouw eerste klanten begint te krijgen of wanneer er dagelijks één of meer bestellingen gedaan worden, loopt het aantal facturen snel op. Veel ondernemers raken op dit moment het overzicht kwijt en zijn daardoor op een later moment veel tijd en geld kwijt aan het uitzoekwerk, of ze dit nu zelf doen of uitbesteden. Wil je dit voorkomen en de documentatie gemakkelijk inzichtelijk maken, zonder hier enorm veel tijd of geld aan kwijt te zijn? Dan zijn er diverse manieren waarop je dit kunt doen. In dit blog bespreken we de belangrijkste tips en tricks.

Waar moet de boekhouding van je webwinkel aan voldoen?

Als je een webwinkel hebt, dan weet je dat het snel kan gaan met de facturen die van alle kanten uitgestuurd en ontvangen worden. Het is dan ook zaak om dit op een ordelijke manier te organiseren, volgens de geldende wettelijke richtlijnen. Je moet de administratie van jouw webwinkel bijvoorbeeld zeven jaar lang bewaren en inzichtelijk kunnen maken indien de Belastingdienst hierom vraagt. Ook moet je per kwartaal melden aan de Belastingdienst hoeveel je verkocht hebt en hoeveel uitgaven je hebt gedaan voor jouw webshop (de aangifte omzetbelasting). Ook moet je elk jaar jouw aangifte inkomstenbelasting aanleveren. Heb je een BV? Dan moet ook de jaarrekening gedeponeerd worden en de vennootschapsbelasting worden ingediend. De verplichtingen vallen gelukkig mee, maar er moet wel accuraat aan worden voldaan om problemen (en boetes) te voorkomen! Meer informatie over zaken waar je als ondernemer aan moet voldoen lees je ook hier.

Als eigenaar van een webwinkel moet je er dus voor zorgen dat je jouw boekhouding sluitend krijgt. Dit houdt in dat je op de juiste manier inzichtelijk moet kunnen maken wat er aan middelen in en uit de onderneming is gegaan. Daarom is het belangrijk dat je niet alleen met bestelbonnen, maar ook met facturen met factuurnummers en data erop werkt. Ook zullen er afwijkende zaken voorkomen, zoals wanneer een klant een product retourneert binnen de herroepingstermijn waarbij de klant de betaling al wel heeft voldaan, dan ben je ook verplicht de betaling te crediteren aan de klant en moet er een creditfactuur gemaakt worden. Wanneer je zelf de documentatie gaat bijhouden, is het belangrijk dat de nummering van jouw facturen blijft kloppen. Zeker wanneer je een creditfactuur uitstuurt. Dit is nodig zodat de documentatie overzichtelijk en kloppend blijft. Ook aankopen van goederen en diensten die je zelf voor de zaak doet, zoals het aanschaffen van verpakkingsmateriaal, het inkopen van een koeriersdienst, etc. moeten worden meegenomen.

Wanneer je dit allemaal handmatig bijhoudt, krijg je te maken met stapels facturen (zowel digitaal als op papier), creditfacturen, bonnetjes en meer. Het zal je maandelijks onnodig veel tijd en moeite kosten en het is zeer foutgevoelig wanneer je niet precies weet wat je aan het doen bent en welke regelgeving voor welk type kosten of inkomsten geldt. Daarom is het aan te raden om tijd te besparen en te kiezen voor het digitaliseren van je administratie en boekhouding.

Het kiezen van de juist online tool

Waar vroeger dit soort software zeer kostbaar was, kun je nu vaak al voor een klein maandelijks bedrag gebruik maken van een tool die je in staat stelt om verkoopfacturen en offertes volledig in jouw huisstijl te versturen én direct kunt laten verwerken in jouw boekhoudingssoftware. Zo kun je in een handomdraai online jouw offertes en facturen versturen en ontvangen. Zonder dat je je zorgen hoeft te maken over of deze wel op de juiste manier ingeboekt worden. Ideaal!

De juiste online administratietool moet aan een aantal eisen voldoen:

De tool is gemakkelijk in gebruik
De tool is online beschikbaar
De kosten van de tool zijn relatief laag
De tool is ook te gebruiken via een app
De tool is te koppelen aan boekhoudpakketten zoals Exact Online, Twinfield en/of Visma, maar ook te koppelen aan programma’s voor de urenregistratie en online betalingssystemen zoals Mollie.

WeFact is een voorbeeld van een dergelijk programma. Met de tool van deze partij kun je facturen en offertes opstellen, inkoopfacturen verwerken en altijd en overal een up to date inzicht hebben in jouw webwinkel. De tool is te koppelen aan tal van applicaties, zoals Mollie, Exact Online en meer.

Een boekhouder of accountant

Met alleen een handige tool ben je er echter nog niet; het is belangrijk dat je een boekhouder of accountant naar jouw zaken laat kijken. Zij zullen je niet alleen veel uren besparen door je werk uit handen te nemen, maar vaak ook hun salaris ruim voor je terugverdienen door de fiscale voordelen waar zij weet van hebben. Maar ook door te fungeren als een financiële partner voor jouw onderneming.