Moneybird review: boekhouden voor webwinkeliers

Je hebt een hoop taken als webwinkelier. Het bijhouden van je administratie staat waarschijnlijk niet heel hoog op je lijstje met meest leuke taken. Toch is het heel belangrijk dat je een goede administratie bijhoudt én dat je op elk moment kunt zien hoe je bedrijf er financieel voor staat. Zo kun je slimmere strategische keuzes maken om je bedrijf te laten groeien. En daarnaast ben je als ondernemer ook gewoon verplicht om een goede administratie bij te houden. Ook niet onbelangrijk.

De meest gehoorde ‘klacht’ bij webwinkeliers is toch wel het altijd maar aanwezige tijdgebrek. Daarom wil je niet urenlang bezig zijn met het bijhouden van je administratie. Het moet snel en efficiënt. En dat kan gelukkig ook, weet ik uit ervaring. Er zijn namelijk handige tools op de markt waarmee je als ondernemer heel makkelijk zelf je administratie kunt bijhouden. Zelfs zonder boekhoudkundige achtergrond en eventueel in samenwerking met je boekhouder of accountant. Moneybird is een voorbeeld van zo’n tool. Ik gebruik hem zelf ook en raad hem ook regelmatig aan aan de klanten die ik coach. Mijn en hun enthousiasme over het gebruiksgemak is de reden voor het schrijven van deze Moneybird review. Wellicht kan ik jou helpen met mijn ervaringen.

Maar eerst dit…

De belastingdienst heeft regels waar je administratie aan moet voldoen

Natuurlijk zijn er bepaalde regels waar de administratie van je webwinkel aan moet voldoen. Zo ben je als ondernemer verplicht om je administratie 7 jaar te bewaren. Daarnaast moet je administratie alle omzet en kosten bevatten zodat je de aangifte omzetbelasting en de aangifte inkomstenbelasting kunt invullen. Als je geen goede administratie bijhoudt dan maakt de belastingdienst een schatting van hoeveel belasting je zou moeten betalen, en geloof maar dat dat meestal niet in jouw voordeel uitvalt. Daarnaast kan het dan gebeuren dat je bepaalde regelingen, zoals de kleineondernemingsregeling of de investeringsaftrek misloopt. Zonde, want dat kan je veel geld schelen. Op de website van de belastingdienst vind je nog veel meer informatie hierover. Mijn doel hier is vooral om je te laten zien hoe belangrijk het is dat je een goede administratie bijhoudt voor je webshop. En dat een tool als Moneybird je kan helpen om dat makkelijker te maken. Zowel de inkomende als uitgaande facturen staan netjes georganiseerd en up-to-date in de software en je hebt altijd inzicht in de laatste cijfers van je bedrijf. Daarnaast is het sinds kort ook mogelijk om via Moneybird electronisch de btw aangifte te doen. Ideaal.

Wat maakt online boekhouden via Moneybird zo makkelijk?

Zoals ik al noemde heb je als e-commerce ondernemer flink wat taken. Administratie is er daar een van. Natuurlijk kun je gaan ploeteren met Excelbestanden, maar de kans dat er dan wat mis gaat of iets net niet helemaal klopt is vrij groot. Ook kun je daar geen mooie, overzichtelijke rapporten uit halen. Om een voorbeeld te noemen: als ik de btw aangifte doe, dan haal ik het betreffende rapport uit Moneybird, en ik kan de gegevens zo bij de belastingdienst invullen. Of nog beter: ik kan nu ook via deze tool de aangifte doen, waarbij alle gegevens direct worden overgenomen. Dat zie ik met een Excelbestand nog niet gebeuren. Het bespaart je dus een hoop tijd.

De moneybird app is een uitkomst voor onderweg

Wat ik ook een handige functie vindt is de mobiele app. Ik ben regelmatig op locatie met klanten bijvoorbeeld, of met mijn mastermindgroep. Bonnetjes van lunch en dergelijke scan ik dan direct met mijn telefoon in en upload ik in Moneybird. Dit was voorheen typisch zo’n ding dat ik altijd vergat in te boeken en het is toch leuk als de belastingdienst een beetje meebetaalt aan je lunch.

Van offerte naar factuur

Maak je wel eens offertes voor je klanten? Ook dat kan supermakkelijk in Moneybird. In enkele stappen maak je een heldere offerte die helemaal in jouw huisstijl is. Je klant kan de offerte online ondertekenen en vervolgens kun jij er heel eenvoudig direct een factuur van maken. Hoe soepeler dit proces verloopt, des te meer tijd jij overhoudt voor het maken en/of leveren van de producten.

Samenwerking met je boekhouder of accountant

Naarmate je administratie uitgebreider wordt kan het heel fijn zijn als een boekhouder of accountant af en toe even met je meekijkt. Bijvoorbeeld om op regelmatige basis te controleren of alles nog goed gaat en je aan alle regels voldoet. Maar ook in het geval je vragen hebt of niet weet hoe je een bepaalde boeking moet verwerken. Wat ik een voordeel aan Moneybird vind is dat er veel professionals zijn die hiermee werken en dat je voor een boekhouder of een accountant een eigen inlog kunt maken, zodat deze persoon makkelijk met je kan meekijken en eventueel zelf dingen kan aanpassen of corrigeren. Of zodat ze de belastingaangifte voor je kunnen doen. Ook fijn.

Voordelen van het gebruik van Moneybird voor webshop eigenaren

Als webshop eigenaar heb je – als alles goed gaat – veel transacties. Oftewel: bestellingen. Door Moneybird te koppelen aan jouw webwinkelsoftware, worden alle orders direct ingeladen. Ook kun je een koppeling maken met jouw zakelijke bankrekening, zodat je direct inzichtelijk hebt welke orders betaald zijn en het meteen op de juiste manier ingeboekt wordt in je administratie. Dit scheelt je ontzettend veel tijd, want je hoeft niet meer zelf alle ontvangen betalingen in te voeren in een Exceldocument. Hoe meer je kunt vereenvoudigen of automatiseren, des te meer tijd je overhoudt voor zaken als marketing, waardoor er nóg meer orders binnenkomen. Wat ik zelf ook echt wel een pluspunt vindt aan dit boekhoudpakket is dat het heel gebruiksvriendelijk en intuïtief is. Ook een boekhoud-leek kan hiermee makkelijk zijn administratie bijhouden.

Alle kosten overzichtelijk op een rij

Als ondernemer ken je het spel tussen omzet aan de ene kant en de kosten aan de andere kant. Wat er overblijft als je de kosten van de omzet aftrekt is jouw winst. Daarvan betaal je jezelf een salaris. Om je salaris te verhogen kun je twee dingen doen: je omzet verhogen. Of je kosten verlagen. Dat laatste begint natuurlijk met inzicht hebben in wat precies jouw kosten zijn. Ook daarbij kan een tool als Moneybird je heel goed helpen. Het zorgt voor overzicht, doordat je alle kosten op een rij ziet staan. Bovendien kun je de kosten indelen in verschillende categorieën. Denk aan een categorie met inkoopkosten, verzendkosten, marketingkosten of personeelskosten. En ook hier is weer een deel te automatiseren. Alle facturen die ik ontvang mail ik direct door naar een speciaal Moneybird e-mailadres, waardoor ze direct op de juiste plek in de administratie terechtkomen. In de meeste gevallen wordt ook het bedrijf herkend en wordt de btw alvast uitgesplitst.

Alternatieven voor Moneybird

Dit is een Moneybird review. Die schrijf ik omdat ik de tool zelf al jarenlang gebruik en daar erg enthousiast over ben. Maar uiteraard zijn er ook nog andere boekhoudtools die je als webshop eigenaar kunt gebruiken. Zoals e-boekhouden bijvoorbeeld. Of Gekko. Ik raad je aan om zelf goed onderzoek te doen naar welke software voor jou het meest geschikt is. Wil je Moneybird 4 maanden gratis proberen? Meld je dan via deze link aan voor een proefaccount. Als Moneybird partner mag ik je een proefperiode van 4 maanden aanbieden in plaats van de standaard 2 maanden die ze bieden. Zo heb je zelf voldoende tijd om echt goed te testen of de software jou helpt om je administratie inzichtelijker en makkelijker te maken.

Probeer Moneybird 4 maanden gratis uit

Ik maak intussen al jarenlang gebruik van deze software en ervaar dagelijks de voordelen ervan. Daarom heb ik een aantrekkelijke deal voor jou: als jij je nu aanmeldt voor Moneybird, mag je de software maar liefst 120 dagen (4 maanden) gratis uitproberen in plaats van de gebruikelijke 60 dagen. Dit stelt jou in staat om zelf te ontdekken of Moneybird past bij jou en je webwinkel. Via deze link vraag je een gratis proefaccount bij Moneybird aan.

Hopelijk heeft deze Moneybird review je wat meer inzicht gegeven in de mogelijkheden en de voordelen van deze tool voor webwinkel eigenaren.