De boekhouding doen, wat komt er bij kijken?

Een webwinkel runnen is natuurlijk vooral spannend en leuk. Er komen echter ook heel veel verplichte klussen bij kijken. Het bijhouden van een boekhouding bijvoorbeeld. De inkomsten en uitgaven bijhouden is voor jouw digitale winkel net zo verplicht als voor fysieke winkels. De belastingdienst stelt een aantal eisen waaraan je moet voldoen. Dit hoeft gelukkig niet heel moeilijk te zijn, zeker met behulp van een goed boekhoudpakket (tip: Moneybird kun je nu 4 maanden gratis uitproberen). In dit artikel lees je meer over wat er komt kijken bij de administratie voor je webwinkel.

Administratie bijhouden

Een goede boekhouding begint bij geordend werken. Het is belangrijk om alle transacties die je met je bedrijf doet bij te houden. Voor een webwinkel komt dat in grote lijnen neer op twee zaken. In de eerste plaats houd je al je inkomsten bij en in de tweede plaats al je uitgaven. Zorg dat de facturen die je verstuurt compleet en overzichtelijk zijn. Zorg ook dat alle facturen die je ontvangt goed bewaard blijven. Dit moet je tot minstens zeven jaar na het versturen of ontvangen doen. Dit is een eis van de belastingdienst.

Zet de btw apart

De verkopen en aankopen die je doet bepalen niet alleen je omzet en je winst, ze bepalen ook wat je de belastingdienst verschuldigd bent. Over al deze transacties wordt immers btw berekend. Dit is waar de belastingdienst in geïnteresseerd is. Hoeveel btw heb je betaald bij het doen van inkopen bij leveranciers en hoeveel heb je ontvangen uit verkopen aan klanten? Het verschil tussen de inkomende en uitgaande btw is uiteindelijk wat je moet afdragen of wat je juist terug mag vorderen van de belastingdienst. Houd daarbij rekening met de verschillende btw tarieven die in Nederland gelden. Daarnaast zijn er ook inkopen en verkopen waarin geen btw verrekend is. Dit geldt bijvoorbeeld voor internationale transacties. Als je je boekhouding goed bijhoudt, heb je elk kwartaal met een paar klikken inzicht in hoeveel btw je moet betalen of terugkrijgt.

Wat verwacht de belastingdienst?

Het is de belastingdienst er vooral om te doen dat je als ondernemer met een webwinkel de juiste hoeveelheid belasting afdraagt. Daarom is het bijhouden van je inkomsten, uitgaven en de verschillende soorten btw zo belangrijk. Doe je inkopen dan dat je verkoopt? Dan zal je btw terugkrijgen. Uiteindelijk zal je liever btw willen afdragen, want dat betekent dat je veel verkocht hebt. Het is natuurlijk wel belangrijk dat dit ook aantoonbaar is. Daarom moet alles, dus ook facturen voor bedrijfskosten en dergelijke, in de boekhouding worden opgenomen.

Boekhoudmethodes

Het bijhouden van een boekhouding kan je op verschillende manieren doen. Wanneer je veel dezelfde in- en verkopen in je webwinkel hebt, kun je het prima bijhouden op een Excelsheet. Meer dan inkomsten, uitgaven en percentages doorrekenen is dan immers niet nodig.

Vaker is het zo dat webwinkeliers (online) boekhoudsoftware zoals e-boekhouden en Moneybird gebruiken. Dit softwarepakket is heel eenvoudig aan je webwinkel te koppelen waardoor de facturen automatisch in je boekhouding worden verwerkt. Heel fijn, want dat scheelt een hoop typewerk! Een groot voordeel dat webwinkeliers hebben ten opzichte van veel andere ondernemers is dat een groot deel van het proces al automatisch en online verloopt. Het is dus ideaal om de software waarop de webwinkel draait te kunnen koppelen aan de boekhoudsoftware. Zo kan alles wat er in de shop gebeurt direct worden doorgevoerd in de boekhouding. Dit betekent dus ook letterlijk dat de boekhouding op elk gegeven moment actueel is. Ook dit is een belangrijke voorwaarde. Wanneer de belastingdienst bijvoorbeeld controle wil uitvoeren kan je alles direct presenteren.

Tijd en kosten besparen

Een online boekhoudpakket kan je veel kosten besparen doordat je eenvoudig zelf je administratie kunt bijhouden en processen kunt automatiseren. Dit betekent dat je minder hoeft te doen en te begrijpen en je daardoor sneller de juiste cijfers hebt die je aan je accountant en de belastingdienst kunt overhandigen. Op de langere termijn haal je het abonnementsgeld voor je boekhoudprogramma er dus met gemak uit. Alleen al om die reden kan het heel interessant zijn om hiervoor te kiezen. E-boekhouden heeft bovendien een gratis cursus boekhouden ontwikkeld en samen met de handleidingen, kennisbank en videotrainingen heb je geen boekhoudkennis nodig om hiermee te kunnen starten.

Hoe doe jij op dit moment de boekhouding voor je webwinkel? Gebruik je daar een (online) boekhoudpakket voor of werk je nog ouderwets met een Excel bestand? Reageer hieronder!

Dit artikel bevat affiliate links, wat betekent dat ik een vergoeding krijg als jij via deze pagina doorklikt en een abonnement afsluit. Dit kost jou niets extra. Goed om te weten: ik plaats op deze website alleen affiliate links indien ik voor 100% achter de dienst sta en/of ik deze zelf ook naar tevredenheid gebruik.