8 fouten en misverstanden in de boekhouding van webshop eigenaren

Niet het meest favoriete klusje maar helaas wel een moetje voor webshop eigenaren: het bijhouden van de boekhouding. Bij webshops heb je over het algemeen te maken met grote aantallen transacties, wat het ook niet bepaald makkelijker maakt. Gelukkig zijn er tegenwoordig vele tools waardoor het bijhouden van de administratie een stuk gemakkelijker is gemaakt. En doe me één plezier: maak daar gebruik van! Ga niet klooien met Excel of een ordner vol bonnetjes, want dat bespaart je echt een hoop moeite. Desondanks zijn fouten in een webshop boekhouding verre van een uitzondering, en bestaan er over sommige aspecten nog steeds misverstanden. Maar na het lezen van dit artikel ben jij wel goed op de hoogte! 🙂

1. BTW op verzendkosten

Regelmatig ontdekken wij foutjes op facturen als het gaat om BTW en verzendkosten. Veel webshops rekenen geen BTW over de verzendkosten. Maar dit hoor je wel te doen! De regel is dat de BTW op verzendkosten de BTW van je product volgt. Verkoop jij dus een product waarover je 21% BTW moet heffen, dan reken je ook 21% BTW over de verzendkosten. Als je meerdere producten verkoopt met verschillende BTW percentages, dan hanteer je voor de verzendkosten het hoogste BTW tarief.

2. Inkopen in het buitenland

Koop je producten in uit Bali, van AliExpress of doe je andere uitgaven in het buitenland? Misschien zelfs zonder dat je het zelf door hebt. Want als jij bijvoorbeeld gebruik maakt van Facebook en Instagram voor advertenties, dan zijn dat ook uitgaven in het buitenland. En dat blijt toch altijd een dingetje: BTW regels in het buitenland. Als je iets inkoopt bij een ander bedrijf binnen de EU (zoals Facebook in Ierland), dan is het belangrijk dat jij je BTW nummer doorgeeft. Op de factuur wordt dan als het goed is geen BTW meer in rekening gebracht. Als jij iets buiten de EU koopt dan staat er als het goed is helemaal geen BTW op de factuur, je hoeft daarvoor niet je BTW nummer door te geven. Maar zorg er dus voor dat men altijd op de hoogte is dat jij een bedrijf bent, en geen particulier. Want dan betaal je misschien onnodig belasting. Let er wel op dat je deze inkopen in het buitenland wel moet opgeven bij je Omzetbelasting aangifte.

3. Verkopen aan het buitenland en BTW verleggen

Als jij zelf producten verkoopt en naar het buitenland verzend – en let op: België is ook al buitenland 😉 – dan moet je ook op de hoogte zijn van de BTW regels. Het is hierbij belangrijk om een onderscheid te maken tussen verkopen aan particulieren en aan bedrijven. Voor particulieren in het buitenland reken je altijd het geldende Nederlandse BTW tarief, bijvoorbeeld 21%. Als je verkoopt aan bedrijven (bijvoorbeeld een reseller in het buitenland) dan breng je geen BTW in rekening. Voor EU-landen geldt dat je de BTW zogenaamd moet verleggen. Je zet dan op de factuur dat de BTW is verlegd, brengt geen BTW in rekening en je vermeld altijd het BTW nummer van de klant. Bij je aangifte Omzetbelasting doe je dan een zogenaamde ‘ICP-aangifte’ waarmee jij aangeeft naar welke BTW-nummers de belasting is verlegd. Als je levert aan bedrijven buiten de EU dan heb je niet per se een BTW-nummer nodig en breng je gewoon 0% BTW in rekening.

4. Vergeten kosten zoals aanloopkosten en gemengde kosten

Veel webshop eigenaren vergeten bepaalde kosten op te nemen in hun boekhouding. Dat is zonde, want het kan je belasting besparen. Weet jij bijvoorbeeld wat aanloopkosten zijn? Dat zijn de kosten die je in de 5 jaar voor jouw officiële inschrijfdatum bij de Kvk hebt gemaakt. Voor veel webshop eigenaren super relevant, omdat ze bijvoorbeeld begonnen zijn als hobby en zich pas later als onderneming hebben inschreven. Je mag deze kosten dus tot 5 jaar terug nog toevoegen aan jouw boekhouding! Ook veel gemengde kosten worden vergeten. Denk aan je telefoonabonnement. Grote kans dat jij jouw telefoon ook zakelijk gebruikt, bijvoorbeeld om je social media bij te houden. Maak een schatting van het percentage dat jij jouw telefoon zakelijk gebruikt, en dat deel van de kosten mag jij in jouw boekhouding verwerken.

5. Investeringen

Er bestaan nogal wat misverstanden over investeringen. Want iets wat jij ziet als investering in jouw onderneming, is misschien net anders dan hoe de Belastingdienst dit ziet. Investeringen volgens de Belastingdienst zijn bedrijfsmiddelen die langer dan 1 jaar meegaan. Denk bijvoorbeeld aan een laptop, of een dure machine die jij nodig hebt om jouw producten te produceren. Investeringen moet je afschrijven. Omdat een investering langer meegaat zijn niet alle kosten in het eerste jaar aftrekbaar. Je verdeelt dit dus over het aantal jaren dat je dit middel gebruikt. Hoe dat precies zit kun je hier lezen, of overleg je met je boekhouder. Tip: als je moet investeren is het gunstiger om dit in één kalenderjaar te doen. Als je namelijk voor minstens €2300 investeert dan levert je dit een flink voordeel op.

6. Winacties en kansspelbelasting

Als webshop eigenaar zul je ongetwijfeld wel eens een winactie organiseren. Maar wist je dat dit een kansspel is en dat je er dus mogelijk kansspelbelasting over moet betalen? Maak je niet druk: je betaalt alleen kansspelbelasting als het product een waarde heeft van €450 of hoger. Maar houd er wel rekening mee dat je in alle gevallen – dus ook bij een product met een lagere waarde – aangifte kansspelbelasting moet doen. Zit je onder de grens dan kun je hier gewoon 0 invullen. In je boekhouding hoef je verder niets te veranderen, want als het goed is heb je de inkoopkosten van het product al in je administratie verwerkt. Let er alleen even op dat je na je winactie je voorraad aanpast!

7. Webshop transacties

Als webshop heb je over het algemeen te maken met de gemiddelde ZZP’er die hooguit een paar keer per maand een factuur verstuurt. Je kunt al deze transacties handmatig in je boekhouding verwerken, maar dat is vaak niet nodig. In veel gevallen worden alle transacties al netjes bijgehouden door een webshop platform. Je kunt dan een export maken van de maand, of zelfs een kwartaal, en die totalen overnemen in de boekhouding. Bij een eventuele controle van de Belastingdienst moet jij deze bedragen wel kunnen onderbouwen, maar in de meeste gevallen voldoet daarvoor de administratie van jouw webshop software.

8. Privétransacties in je boekhouding

Misschien wel het grootste misverstand: privétransacties in de zakelijke boekhouding.  Als je een Eenmanszaak of VOF hebt dan wordt er eigenlijk geen onderscheid gemaakt tussen jouw bedrijf en jij als privé persoon.  Het maakt voor de Belastingdienst dan ook niet uit of jij een keer privé boodschappen doet met jouw zakelijke pas, of jezelf geld uitkeert. Je mág dit wel opnemen in je boekhouding, maar het hóeft niet. Let op: dit geldt alleen voor Eenmanszaken en VOF, bij BV’s is het een ander verhaal. Bedenk dus of jij het nuttig vindt om deze transacties in je administratie te verwerken, of dat jij liever tijd bespaart en het achterwege laat.